Das ATOS-Magazin 4/00
ATOS Reportagen
Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen
Die DIN-gemäße Gestaltung von Geschäftsbriefen
Die Höhe des Briefkopfes beträgt 45 mm. Daran schließt sich unmittelbar das Feld für die Absenderzeile an. Das Anschriftsfeld beginnt 50 mm von der Blattoberkante entfernt, hat eine Breite von 85 mm und eine Höhe von 40 mm. 8,46 mm unterhalb des Anschriftsfeldes (= 2 Leerzeilen) beginnt die Bezugs-/Betreffzeile. Optional kennt die DIN-Norm die Kommunikationszeile und den Infoblock als Ersatz für die Bezugszeile.
Für eine 10 Grad Schreibmaschinenschrift ergibt sich demnach folgender Aufbau:
| Zeilen | Inhalt |
| 1 - 4 | Leerzeilen (oberer Rand) |
| 5 - 11 | Absenderzeile, |
| Zeile 5 rechtsbündig ab Gradposition 50: Datum oder Seitenzahl | |
| 12 | Absenderzeile für Adreßfenster |
| 13 - 21 | Anschriftsfeld; |
| optional ab Grad 50: Infoblock bis Zeile 22 oder | |
| 20 - 21 | Kommunikationszeile |
| 22 - 23 | Leerzeilen |
| 24 - 25 | Bezugszeile mit Leitwörtern und Bezugszeichen |
| 26 - 27 | Leerzeilen |
| 28 | Betreff |
| 29 - 30 | Leerzeilen |
| 31 | Anrede |
| 32 | Leerzeile |
| 33 | Haupttext |
Tabelle 1
Fehlen die Bezugszeilen und/oder die Betreffzeile, so rücken die nachfolgenden Teile entsprechend nach oben. Bezugszeile und Betreff werden immer durch zwei Leerzeilen von den anderen Textbestandteilen abgesetzt.
Linker Schreibrand: 10 Grad = 2,41 cm, rechter Rand: 79 Grad = 2,0 cm vom rechten Blattrand.
Ausgehend von dieser Einteilung ergeben sich folgende Maßzahlen für Textverarbeitungsprogramme:
Briefkopfhöhe: 45 mm
| Betrifft | linker | Abstand | Breite | Höhe |
| Rand | Blattoberkante | |||
| Absenderzeile | 24,1 | 45 | 80,9 | 5 |
| Adreßfeld | 24,1 | 50 | 80,9 | 40 |
| Bezug/Betreff | 24,1 | 97,4 | max. 175 | 4,23/8,46 |
| Infoblock | 125,7 | 50 | 64,3 | 40 oder |
| max. 76,2 | länger | |||
| Kommunikationszeile | 125,7 | 80,4 | 64,3 | 8,46 |
Tabelle 2, Angaben in mm
Die Millimeter-Angaben in Tabelle 2 legen die Lage und Größe der Textrahmen fest. Die Grundlinie der Textzeilen liegt innerhalb des Rahmens entsprechend tiefer.
Zwischen Anrede und Haupttext wird eine Leerzeile eingeschoben, ebenso zwischen Haupttext und Grußformel. Der Raum für die Unterschrift beträgt mindestens 3 Leerzeilen (= 12,69 mm). Darauf folgen optional die maschinenschriftliche Wiederholung des Unterzeichner-Namens, Anlagen- und Verteilervermerke, jeweils durch eine Leerzeile abgetrennt. Bei mehrseitigen Briefen wird der rechtsbündige Hinweis auf eine Folgeseite (...) durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt.
Die Bezugszeile wird DIN-gerecht mit den folgenden vier Leitwörtern untergliedert:
Jedes Feld ist 20 Zeichen = 50,8 mm breit.
Statt der Bezugszeile können die Daten auch untereinander rechts neben dem Anschriftfeld im Informationsblock untergebracht werden. Den Abschluß bildet die Datumszeile, die durch eine Leerzeile von den übrigen Angaben abgetrennt wird. Sofern der Infoblock länger als das Anschriftsfeld wird, müssen dem Infoblock zwei Leerzeilen folgen. Die Bezugs- bzw. Betreffzeile verschieben sich entsprechend nach unten. Fehlt der Infoblock, so kann dort die Kommunikationszeile zur Aufnahme der FAX-, TELEX-, Handy-Nummer und/oder E-Mail-Adresse eingesetzt werden.
Das Grundlayout eines Geschäftsbriefes hat daher folgenden Aufbau:
Beispiel 1: Grundlayout eines Geschäftsbriefes
--------------------------- Seitenanfang ------------------------- 4 Leerzeilen Firma Hugo Layoutnix Softwarestrasse 89 98765 Nirgendwo Tel. (0111) 12 34 56 Abs. Hugo Layoutnix 98765 Nirgendwo Herrn Bestellnix Boykottstr. 12 // W9 12345 Dingeldorf Ihr Zeichen Unser Zeichen Bearbeiter Datum 08/14 vom HL 007 vom Herr Hugo 2000-04-01 00-03-01 00-03-15 Worum geht es eigentlich? Sehr geehrter Herr Bestellnix, es folgt der Haupttext mit freundlichen Grüßen (Hugo Layoutnix)
Anlagen
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Als zweites Beispiel folgt ein Brieflayout mit Infoblock neben der Anschrift: ein langer Infoblock verschiebt auch bei einer kurzen Adresse den nachfolgenden Text nach unten.
--------------------------- Seitenanfang ---------------------------
4 Leerzeilen
Firma Hugo Layoutnix
Softwarestrasse 89
98765 Nirgendwo
Tel. (0111) 12 34 56
Abs. Hugo Layoutnix 98765 Nirgendwo
Ihr Zeichen: 08/14
Herrn Bestellnix Ihre Nachricht vom: 2000-03-01
Boykottstr. 12 // W9 Unser Zeichen: HL 007
Unsere Nachricht vom: 00-03-15
12345 Dingeldorf
Bearbeiter: Herr Hugo
Telefon: (0111) 12 34 56
Datum: 2000-04-01
Worum geht es eigentlich?
Sehr geehrter Herr Bestellnix, es folgt der Haupttext mit freundlichen Grüßen (Hugo Layoutnix)
Anlagen
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