Das ATOS-Magazin 4/00
ATOS Reportagen
Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen
Die DIN-gemäße Gestaltung von Geschäftsbriefen
Die DIN regelt neben dem Seitenlayout von Geschäftsbriefen auch die Formatierung von Absätzen. Alle Absatzformate sind linksbündig mit einem linken Rand von 24,1 mm auszurichten. Einzüge für die erste Zeile sind nicht zulässig. Durch die Seitenaufteilung dürfen nicht die erste bzw. letzte Zeile eines Absatzes (sog. Schusterjungen/Hurenkinder) von den übrigen Absatzzeilen getrennt werden. Überschriften als letzte Zeile einer Seite sind zu vermeiden. Jeder Absatz wird vom folgenden Absatz durch eine Leerzeile abgetrennt. Regelmäßiger Zeilenabstand ist einzeilig (= 4,23 mm für 10-Punkt-Schrift), die Schriftgröße beträgt mindestens 10 Punkt.
Auch Überschriften und Aufzählungen werden linksbündig angeordnet. Zwischen Gliederungsnummer und Überschrift werden mindestens zwei Leerzeichen eingefügt, mehrzeilige Überschriftszeilen stehen untereinander:
A Die Reform des Briefeschreibens unter Beachtung der neuen DIN 5008
Im Unterschied zu Aufzählungen steht hinter dem letzten Gliederungselement kein Punkt (1.4.6.2). Lediglich bei Aufzählungen mit Untergliederungen können Unterpunkte eingerückt werden:
1. Viele Wege führen nach Rom
a) über Florenz
b) über Neapel
2. Ankunft in Rom
Anstelle der linksbündigen Anordnung des Anlagen- und Verteilervermerkes können diese Vermerke auf Position Grad 50 = 125,7 mm ab der Grußzeile angeordnet werden:
mit freundlichen Grüßen Anlagen
Plan
Skizze
Rechnung
Hugo Layoutnix
Zur Hervorhebung von Textzeilen können diese eingerückt (Grad 20 = 49,5 mm vom linken Blattrand) oder zentriert - jeweils durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgetrennt - ausgedruckt werden.
Die Bezugszeile und die Betreffzeile werden durch jeweils zwei Leerzeilen von den übrigen Absätzen, Anrede und Grußformel durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt. Mindestens drei Leerzeilen (= 12,69 mm) trennen den Anlagen- oder Verteilervermerk von der Grußformel, sofern die Vermerke nicht neben der Grußformel (s.o.) ausgegeben werden.