Das ATOS-Magazin 4/00
ATOS Reportagen
Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen
Eine vollständige, rationelle Umsetzung der DIN-Normen stellt
hohe Anforderungen an ein Textverarbeitungsprogramm. Sicherlich ist es
möglich, mit Courier 10 und vordefinierten Tab-Stops einen
normgerechten Brief zu erzeugen, jedoch sind vordefinierte Textteile
insbesondere neben dem Anschriftsfeld nicht einfach realisierbar. Die
vollautomatische Seitennumerierung incl. Folgeseitenhinweis ist ohne
Textvariablen und Makros mit Programmstrukturen (IF-THEN-ELSE) kaum
möglich. Für mehrseitige Briefe sollte zudem der
automatische Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite
(Briefkopf-Layout) erfolgen. Ohne frei positionierbare Textrahmen
können alle Möglichkeiten der DIN-Norm sicher und schnell
nicht umgesetzt werden. Die Verkettung der Textrahmen untereinander
sollte zudem individuell abschaltbar sein. Eine sehr gute
Textverarbeitung sollte daher folgende Arbeitsweisen
unterstützen:
- Gemäß Tabelle 2 werden Textrahmen fest auf der Seite
verankert
- Briefkopfbereich, Absender-, Kommunikations- und die
Bezugszeichenzeile mit den Leitwörtern sind nicht mit den anderen
Textrahmen verkettet und werden im Regelfall vor dem versehentlichen
Editieren geschützt.
- Für jeden Textrahmen kann ein Absatzlayout fest vorgegeben
werden.
- Das Datumsformat kann frei gewählt werden (auch JJ-MM-TT)
- Auch für Einzelschreiben (keine Serienbriefe) können an
vordefinierten Positionen Anschriftdaten von Datenbankanwendungen
übernommen werden.
- Der Mindestabstand von Anschriftfeld und nachfolgender Bezugs-
bzw. Betreffzeile (9 Zeilen Anschrift und zwei Leerzeilen) muß
immer gewährleistet sein. Zwischen Anschrift und Ortsangabe darf
maximal eine Leerzeile stehen.
- In Abhängigkeit der Textlänge wird automatisch auf der
ersten bis zur vorletzten Seite im Fußtext der
Folgeseitenhinweis (...) ausgegeben. Der Hinweis unterbleibt auf der
letzten Seite sowie bei einseitigen Texten.
- Vollautomatische Seitennumerierung oben mittig
("- 2 -") bzw. "Seite 2 von 7"
- Automatischer Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite von
Briefkopflayout zu Folgeseitenlayout.
- Textbausteine
- Kürzelexpansion ("mfg")
- Einbindung von Grafiken für den Briefkopf, Fußtext
usw.
- Damit der Text der neuen deutschen Rechtschreibung entspricht,
sollte eine Rechtschreibkontrolle vorhanden sein, die die neuen Regeln
berücksichtigt.
Ein Programm, das alle 13 Punkte erfüllt, sollte in der Lage
sein, jedes Brief-Layoutproblem komfortabel lösen zu können.
DIN-Tauglichkeit von TOS-kompatiblen Programmen
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Letzte Aktualisierung am 1. Oktober 2000