Das ATOS-Magazin 4/00
ATOS Reportagen
Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen
Die DIN 5008 in Verbindung mit der DIN 676 wurden 1996 überarbeitet. Aus den bisherigen Regeln für das Maschinenschreiben wurden die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Die technischen Möglichkeiten von Word für WINDOWS 6.0 wurden von der DIN 5008 aufgegriffen. Die DIN schreibt aber selbstverständlich nicht vor, welches Textverarbeitungsprogramm zu benutzen ist. Auch der Einsatz von Schreibmaschinen ist weiterhin DIN-gerecht. Für Anwender von Textverarbeitungsprogrammen ohne Gradzahlen wurden alle Positionsangaben zusätzlich in Millimeter exakt umgerechnet. Daher resultieren die zum Teil krummen Millimeterangaben.
Große Veränderungen gab es bei der Normung der Briefköpfe. Neu aus Sicht der DIN hinzugekommen sind die Kommunikationszeile und der Informationsblock, außerdem wurde die Position der Bezugszeile sowie deren Felder festgelegt. Endlich dürfen DIN-gemäß die Betreffzeile sowie die Schlüsselwörter Anlagen und Verteiler drucktechnisch hervorgehoben werden (z.B. durch Fettdruck).
Zu geistigen Höchstleistungen sind die DIN-Normer bei der Normung der Datumsangabe und der Seitennumerierung aufgelaufen: Die deutsche Datumsschreibweise Tag.Monat.Jahr wurde verboten! Zulässig ist nur noch die Schreibweise Jahr-Monat-Tag! Der Normierungsunsinn sieht sogar vor, selbst im Fließtext als abgekürzte Schreibweise nur noch Monat-Tag zuzulassen, also z.B. die Prüfung findet am 04-01 um 10:00 Uhr statt. Den DIN-Wahn erkennt man hoffentlich an den Bindestrichen zwischen den Zahlengruppen (Tag und Monat zweistellig, Jahr zwei- oder vierstellig). Nur wenn man den Monatsnamen nicht in Ziffern darstellt, darf man (noch) die gewohnte Schreibweise 5. April 2000 verwenden. Nicht genormt wurde die Frage, wie man das neue DIN-Datumsformat vorlesen oder diktieren soll.
Bei der Seitennumerierung bleibt es dabei, daß die Seitenzahlen oben mittig - eingerahmt von Bindestrichen - ausgedruckt werden. Der Hinweis auf eine nachfolgende Seite wird durch 3 Punkte rechts unten angedeutet. Nicht zulässig ist der Ausdruck der um 1 erhöhten aktuellen Seitenzahl am Blattende analog der Gestaltung der Seitenzahl am Blattanfang:
------------------ Blattoberkante ---------------| | - 3 - (richtig) | | | ... (richtig) | - 4 - (falsch!) ------------------- Blattende -------------------
Alternativ kann man nun auch oben auf der Seite Seite x von y verwenden. Die Hinweispunkte am Seitenende entfallen dann. Diese Form der Seitenzahlangabe muß nach der DIN auch auf der ersten (!) Seite oben erscheinen, d. h. bei Briefen muß im Briefkopf die Seitenzahl integriert werden.
Wegen der Probleme von WINWORD wurden die Nachklammern bei Fußnoten gestrichen. Die Fußnotenziffern müssen im Fließtext und können im Fußnotentext hochgestellt werden. Der linke Rand von Haupttext und Fußnotentext muß identisch sein. Erleichterungen gibt es nur beim Fußnotentrennstrich: dessen Länge darf vom Schreiber festgelegt werden.
Als Sonderzeichen wurden zusätzlich zugelassen: Typographische Anführungszeichen, der Halbgeviertstrich, Formelsatz, Summenstriche sowie der Schrägstrich in der Bedeutung von pro (5l/100 km).
Der Doppelpunkt ist nunmehr allein zulässiges Trennzeichen für Uhrzeitangaben (17:30 Uhr).
Durch einen doppelten Schrägstrich werden zusätzliche
Angaben zur Hausnummer (z.B. Wohnungsnummer, Stockwerksangaben)
abgetrennt.
Beispiel: JB-Straße 7 // W123
Ziffernfolgen werden von rechts beginnend zweistellig gegliedert. Ausnahmen: ohne Gliederung schreibt man die Postleitzahl, Bankleitzahlen werden in zwei Dreiergruppen und einer Zweiergruppe untergliedert (BLZ 900 800 12). Zahlen werden dagegen in Dreiergruppen durch Leerzeichen oder (bei Geldbeträgen) durch Punkte unterteilt.
Die DIN-gemäße Gestaltung von Geschäftsbriefen