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4.9.2000

Die Gestaltung von DIN-Geschäftsbriefen

Ein Härtetest für Papyrus, That's Write, Signum u.a.

Von Jens Bender

Spätestens beim ersten Bewerbungsschreiben überlegt sich auch der Privatmensch, ob es wirklich vertretbar ist, mit der Hand einige Zeilen zu schreiben und abzuschicken. Schnell kommt der Wunsch auf, einen richtigen Brief zu entwerfen, wie er im Geschäftsleben traditioneller Art oft üblich ist. Da gab es doch irgendetwas mit Aktenzeichen, Betreff und Bezugszeile? Das Schreiben soll wie von einem Profi geschrieben aussehen. Im Duden findet man erste Hinweise auf die richtige Gestaltung und einen Verweis auf eine Industrienorm für die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Die DIN 5008 sowie weitere Normen legen fest, wie man im typischen Geschäftsleben seine Briefe gestalten soll. Dieser Beitrag stellt die aktuellen Normen vor und untersucht, ob einige für den ATARI entwickelte Textverarbeitungsprogramme eine DIN-gemäße Briefgestaltung komfortabel ermöglichen. Für E-Mails sind die nachfolgenden Angaben eher nicht geeignet. Jedes Medium entwickelt in gewissen Grenzen seine eigenen Regeln. Nun aber zur Frage, wie denn ein richtiger Geschäftsbrief aussieht. Hierfür gibt es keine zeitlos gültigen Regeln. Für viele Geschäftsleute unbemerkt wurden die Regeln 1996 zum Teil gravierend verändert.

1. Änderungen der DIN 5008 in der Fassung von 1996

Die DIN 5008 in Verbindung mit der DIN 676 wurden 1996 überarbeitet. Aus den bisherigen Regeln für das Maschinenschreiben wurden die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Die technischen Möglichkeiten von Word für WINDOWS 6.0 wurden von der DIN 5008 aufgegriffen. Die DIN schreibt aber selbstverständlich nicht vor, welches Textverarbeitungsprogramm zu benutzen ist. Auch der Einsatz von Schreibmaschinen ist weiterhin DIN-gerecht. Für Anwender von Textverarbeitungsprogrammen ohne Gradzahlen wurden alle Positionsangaben zusätzlich in Millimeter exakt umgerechnet. Daher resultieren die zum Teil krummen Millimeterangaben.

Große Veränderungen gab es bei der Normung der Briefköpfe. Neu aus Sicht der DIN hinzugekommen sind die Kommunikationszeile und der Informationsblock, außerdem wurde die Position der Bezugszeile sowie deren Felder festgelegt. Endlich dürfen DIN-gemäß die Betreffzeile sowie die Schlüsselwörter Anlagen und Verteiler drucktechnisch hervorgehoben werden (z.B. durch Fettdruck).

Zu geistigen Höchstleistungen sind die DIN-Normer bei der Normung der Datumsangabe und der Seitennumerierung aufgelaufen: Die deutsche Datumsschreibweise Tag.Monat.Jahr wurde verboten! Zulässig ist nur noch die Schreibweise Jahr-Monat-Tag! Der Normierungsunsinn sieht sogar vor, selbst im Fließtext als abgekürzte Schreibweise nur noch Monat-Tag zuzulassen, also z.B. die Prüfung findet am 04-01 um 10:00 Uhr statt. Den DIN-Wahn erkennt man hoffentlich an den Bindestrichen zwischen den Zahlengruppen (Tag und Monat zweistellig, Jahr zwei- oder vierstellig). Nur wenn man den Monatsnamen nicht in Ziffern darstellt, darf man (noch) die gewohnte Schreibweise 5. April 2000 verwenden. Nicht genormt wurde die Frage, wie man das neue DIN-Datumsformat vorlesen oder diktieren soll.

Bei der Seitennumerierung bleibt es dabei, dass die Seitenzahlen oben mittig - eingerahmt von Bindestrichen - ausgedruckt werden. Der Hinweis auf eine nachfolgende Seite wird durch 3 Punkte rechts unten angedeutet. Nicht zulässig ist der Ausdruck der um 1 erhöhten aktuellen Seitenzahl am Blattende analog der Gestaltung der Seitenzahl am Blattanfang:

------------------ Blattoberkante ---------------|
|                          - 3 -               (richtig)
|
|
|                                          ... (richtig)
|                          - 4 -               (falsch!)
------------------- Blattende -------------------

Alternativ kann man nun auch oben auf der Seite Seite x von y verwenden. Die Hinweispunkte am Seitenende entfallen dann. Diese Form der Seitenzahlangabe muss nach der DIN auch auf der ersten (!) Seite oben erscheinen, d.h. bei Briefen muss im Briefkopf die Seitenzahl integriert werden.

Wegen der Probleme von WINWORD wurden die Nachklammern bei Fußnoten gestrichen. Die Fußnotenziffern müssen im Fließtext und können im Fußnotentext hochgestellt werden. Der linke Rand von Haupttext und Fußnotentext muss identisch sein. Erleichterungen gibt es nur beim Fußnotentrennstrich: dessen Länge darf vom Schreiber festgelegt werden.

Als Sonderzeichen wurden zusätzlich zugelassen: Typographische Anführungszeichen, der Halbgeviertstrich, Formelsatz, Summenstriche sowie der Schrägstrich in der Bedeutung von pro (5l/100 km).

Der Doppelpunkt ist nunmehr allein zulässiges Trennzeichen für Uhrzeitangaben (17:30 Uhr).

Durch einen doppelten Schrägstrich werden zusätzliche Angaben zur Hausnummer (z.B. Wohnungsnummer, Stockwerksangaben) abgetrennt.
Beispiel: JB-Straße 7 // W123

Ziffernfolgen werden von rechts beginnend zweistellig gegliedert. Ausnahmen: ohne Gliederung schreibt man die Postleitzahl, Bankleitzahlen werden in zwei Dreiergruppen und einer Zweiergruppe untergliedert (BLZ 900 800 12). Zahlen werden dagegen in Dreiergruppen durch Leerzeichen oder (bei Geldbeträgen) durch Punkte unterteilt.

2 Die DIN-gemäße Gestaltung von Geschäftsbriefen

2.1 Briefkopfformate und Seitenlayout

Die DIN-Norm kennt zwei Grundmuster von Briefköpfen:

• Form A hat ein Briefkopffeld von nur 27 mm Höhe und lässt damit viel Platz für den eigentlichen Text. Der typische DIN C6-Briefumschlag mit Adreßfenster kann für solche Schreiben nicht benutzt werden, da die Adresse zu weit oben erscheint.
• Form B ist für den DIN C6-Briefumschlag mit Fenster bestimmt und ist damit die übliche Briefkopfform.

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich alle auf den Briefkopf Form B.

Die Höhe des Briefkopfes beträgt 45 mm. Daran schließt sich unmittelbar das Feld für die Absenderzeile an. Das Anschriftsfeld beginnt 50 mm von der Blattoberkante entfernt, hat eine Breite von 85 mm und eine Höhe von 40 mm. 8,46 mm unterhalb des Anschriftsfeldes (= 2 Leerzeilen) beginnt die Bezugs-/Betreffzeile. Optional kennt die DIN-Norm die Kommunikationszeile und den Infoblock als Ersatz für die Bezugszeile.

Für eine 10 Grad Schreibmaschinenschrift ergibt sich demnach folgender Aufbau:

Tabelle 1

Zeilen	Inhalt
Zeilen 1 - 4:	Leerzeilen (oberer Rand)
Zeilen 5 - 11:	Absenderzeile, Zeile 5 rechtsbündig ab Gradposition 50: Datum oder Seitenzahl
Zeile 12:	Absenderzeile für Adreßfenster
Zeilen 13 - 21:	Anschriftsfeld; optional ab Grad 50: Infoblock bis Zeile 22 oder
Zeilen 20 - 21:	Kommunikationszeile
Zeilen 22 - 23:	Leerzeilen
Zeilen 24 - 25:	Bezugszeile mit Leitwörtern und Bezugszeichen
Zeile 26 - 27:	Leerzeilen
Zeile 28:	Betreff
Zeile 29 - 30:	Leerzeilen
Zeile 31:	Anrede
Zeile 32:	Leerzeile
Zeile 33:	Haupttext

Fehlen die Bezugszeilen und/oder die Betreffzeile, so rücken die nachfolgenden Teile entsprechend nach oben. Bezugszeile und Betreff werden immer durch zwei Leerzeilen von den anderen Textbestandteilen abgesetzt.

Linker Schreibrand: 10 Grad = 2,41 cm, rechter Rand: 79 Grad = 2,0 cm vom rechten Blattrand.

Ausgehend von dieser Einteilung ergeben sich folgende Maßzahlen für Textverarbeitungsprogramme:

Briefkopfhöhe: 45 mm

Tabelle 2, Angaben in mm

Betrifft	linker Rand	Abstand Blattoberkante	Breite	Höhe
Absenderzeile	24,1	45	80,9	5
Adreßfeld	24,1	50	80,9	40
Bezug/Betreff	24,1	97,4	max. 175	4,23/8,46
Infoblock	125,7	50	64,3 max.76,2	40 oder länger
Kommunikationszeile	125,7	80,4	64,3	8,46

Die Millimeter-Angaben in Tabelle 2 legen die Lage und Größe der Textrahmen fest. Die Grundlinie der Textzeilen liegt innerhalb des Rahmens entsprechend tiefer.

Zwischen Anrede und Haupttext wird eine Leerzeile eingeschoben, ebenso zwischen Haupttext und Grußformel. Der Raum für die Unterschrift beträgt mindestens 3 Leerzeilen (= 12,69 mm). Darauf folgen optional die maschinenschriftliche Wiederholung des Unterzeichner-Namens, Anlagen- und Verteilervermerke, jeweils durch eine Leerzeile abgetrennt. Bei mehrseitigen Briefen wird der rechtsbündige Hinweis auf eine Folgeseite (...) durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt.

Die Bezugszeile wird DIN-gerecht mit den folgenden vier Leitwörtern untergliedert:

1. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom (Kurzform: Ihr Zeichen)
2. Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom
3. Telefon, Name bzw. Name, Telefon
4. Datum

Jedes Feld ist 20 Zeichen = 50,8 mm breit.

Statt der Bezugszeile können die Daten auch untereinander rechts neben dem Anschriftfeld im Informationsblock untergebracht werden. Den Abschluss bildet die Datumszeile, die durch eine Leerzeile von den übrigen Angaben abgetrennt wird. Sofern der Infoblock länger als das Anschriftsfeld wird, müssen dem Infoblock zwei Leerzeilen folgen. Die Bezugs- bzw. Betreffzeile verschieben sich entsprechend nach unten. Fehlt der Infoblock, so kann dort die Kommunikationszeile zur Aufnahme der FAX-, TELEX-, Handy-Nummer und/oder E-Mail-Adresse eingesetzt werden.

Das Grundlayout eines Geschäftsbriefes hat daher folgenden Aufbau:

--------------------------- Seitenanfang -------------------------
4 Leerzeilen
Firma Hugo Layoutnix
Softwarestrasse 89
98765 Nirgendwo
Tel. (0111) 12 34 56
 
Abs. Hugo Layoutnix 98765 Nirgendwo
 
Herrn Bestellnix
Boykottstr. 12 // W9
 
12345 Dingeldorf
 
 
Ihr Zeichen   Unser Zeichen   Bearbeiter   Datum
08/14 vom     HL 007 vom      Herr Hugo    2000-04-01
00-03-01      00-03-15
 
Worum geht es eigentlich?
 
 
Sehr geehrter Herr Bestellnix,
 
es folgt der Haupttext
 
mit freundlichen Grüßen
 
 
 
(Hugo Layoutnix)
 
Anlagen
 
-------------------------------- Seiten-Ende -----------------------

Als zweites Beispiel folgt ein Brieflayout mit Infoblock neben der Anschrift: ein langer Infoblock verschiebt auch bei einer kurzen Adresse den nachfolgenden Text nach unten.

--------------------------- Seitenanfang ---------------------------
4 Leerzeilen
Firma Hugo Layoutnix
Softwarestrasse 89
98765 Nirgendwo
Tel. (0111) 12 34 56
 
Abs. Hugo Layoutnix 98765 Nirgendwo
                                       Ihr Zeichen: 08/14
Herrn Bestellnix                       Ihre Nachricht vom: 2000-03-01
Boykottstr. 12 // W9                   Unser Zeichen: HL 007
                                       Unsere Nachricht vom: 00-03-15
12345 Dingeldorf
                                       Bearbeiter: Herr Hugo
                                       Telefon: (0111) 12 34 56
 
                                       Datum: 2000-04-01
 
 
Worum geht es eigentlich?
 
 
Sehr geehrter Herr Bestellnix,
 
es folgt der Haupttext
 
mit freundlichen Grüßen
 
 
 
(Hugo Layoutnix)
 
Anlagen
 
-------------------------------- Seiten-Ende -----------------------

2.2 Absatzformate

Die DIN regelt neben dem Seitenlayout von Geschäftsbriefen auch die Formatierung von Absätzen. Alle Absatzformate sind linksbündig mit einem linken Rand von 24,1 mm auszurichten. Einzüge für die erste Zeile sind nicht zulässig. Durch die Seitenaufteilung dürfen nicht die erste bzw. letzte Zeile eines Absatzes (sog. Schusterjungen/Hurenkinder) von den übrigen Absatzzeilen getrennt werden. Überschriften als letzte Zeile einer Seite sind zu vermeiden. Jeder Absatz wird vom folgenden Absatz durch eine Leerzeile abgetrennt. Regelmäßiger Zeilenabstand ist einzeilig (= 4,23 mm für 10-Punkt-Schrift), die Schriftgröße beträgt mindestens 10 Punkt.

Auch Überschriften und Aufzählungen werden linksbündig angeordnet. Zwischen Gliederungsnummer und Überschrift werden mindestens zwei Leerzeichen eingefügt, mehrzeilige Überschriftszeilen stehen untereinander:

 
A  Die Reform des Briefeschreibens unter
   Beachtung der neuen DIN 5008

Im Unterschied zu Aufzählungen steht hinter dem letzten Gliederungselement kein Punkt (1.4.6.2). Lediglich bei Aufzählungen mit Untergliederungen können Unterpunkte eingerückt werden:

 
1. Viele Wege führen nach Rom
    a) über Florenz
    b) über Neapel
2. Ankunft in Rom

Anstelle der linksbündigen Anordnung des Anlagen- und Verteilervermerkes können diese Vermerke auf Position Grad 50 = 125,7 mm ab der Grußzeile angeordnet werden:

 
mit freundlichen Grüßen               Anlagen
                                      Plan
                                      Skizze
                                      Rechnung
Hugo Layoutnix

Zur Hervorhebung von Textzeilen können diese eingerückt (Grad 20 = 49,5 mm vom linken Blattrand) oder zentriert - jeweils durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgetrennt - ausgedruckt werden.

Die Bezugszeile und die Betreffzeile werden durch jeweils zwei Leerzeilen von den übrigen Absätzen, Anrede und Grußformel durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt. Mindestens drei Leerzeilen (= 12,69 mm) trennen den Anlagen- oder Verteilervermerk von der Grußformel, sofern die Vermerke nicht neben der Grußformel (s.o.) ausgegeben werden.

2.3 Der Gebrauch des Leerzeichens (Space-Taste)

Normungsgemäß muss ein Leerzeichen stehen zwischen

• "%" und Zahl ("17 %")
• "-" und Seitennummer ("- 2 -")
• Zahl und Einheit ("17 kg")
• Gedankenstrich und Haupttext ("abstützen - ohne Ausnahme -")
• "&" und Firmenbezeichnung ("Moritz & Gebrüder")
• "§" und Paragraphennummer ("§ 242 BGB")
• Währungszeichen und Betrag ("100 DM")
• Hausnummer und Buchstabe ("JB-Straße 17 a")
• mehreren Abkürzungen ("d. h.")
• Auslassungspunkten und Text ("im Urteil vom ... wurden")
• Gradzeichen und Temperaturangaben ("17 °Celsius") (Ausnahme: Winkelgradangaben)

Das Leerzeichen sollte man als geschütztes Leerzeichen (s. Handbuch zur Textverarbeitung, häufig STRG-SPACE-Taste bzw. Shift-STRG-Space-Taste) eingeben, um einen Zeilenumbruch zwischen den aufgeführten Bestandteilen zu vermeiden.

Kein Leerzeichen schreibt man zwischen

• Wörtern und Satzzeichen (,.?!)
• Anführungszeichen und Wörtern ("Beispiel")
• Bindestrich und verbundenen Wörtern ("A-Weg", "Hamburg-München")
• Schrägstrich und Vergleichspaar ("km/h")
• Basis und Index/Exponent ("a² x_n")
• Wort und Fußnotenzahl ("nach Maier²³")
• abgekürztem Wort und Apostroph ("er hat's geschafft")
• Klammern und Klammertext ("Maier (Autor von Xda)")
• Ziffern in einem Geldbetrag ("5.123.456,00 DM")
• Gradzeichen und Winkelangabe ("30° Winkel")
• Ableitung von Zahlen ("5%ige Lösung")

Mindestens zwei Leerzeichen stehen zwischen Gliederungspunkt und Text ("1.4.6  Ausnahmen")

3. Umsetzung der DIN-Normen mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogrammes

Eine vollständige, rationelle Umsetzung der DIN-Normen stellt hohe Anforderungen an ein Textverarbeitungsprogramm. Sicherlich ist es möglich, mit Courier 10 und vordefinierten Tab-Stops einen normgerechten Brief zu erzeugen, jedoch sind vordefinierte Textteile insbesondere neben dem Anschriftsfeld nicht einfach realisierbar. Die vollautomatische Seitennumerierung incl. Folgeseitenhinweis ist ohne Textvariablen und Makros mit Programmstrukturen (IF-THEN-ELSE) kaum möglich. Für mehrseitige Briefe sollte zudem der automatische Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite (Briefkopf-Layout) erfolgen. Ohne frei positionierbare Textrahmen können alle Möglichkeiten der DIN-Norm sicher und schnell nicht umgesetzt werden. Die Verkettung der Textrahmen untereinander sollte zudem individuell abschaltbar sein. Eine sehr gute Textverarbeitung sollte daher folgende Arbeitsweisen unterstützen:

1. Gemäß Tabelle 2 werden Textrahmen fest auf der Seite verankert
2. Briefkopfbereich, Absender-, Kommunikations- und die Bezugszeichenzeile mit den Leitwörtern sind nicht mit den anderen Textrahmen verkettet und werden im Regelfall vor dem versehentlichen Editieren geschützt.
3. Für jeden Textrahmen kann ein Absatzlayout fest vorgegeben werden.
4. Das Datumsformat kann frei gewählt werden (auch JJ-MM-TT)
5. Auch für Einzelschreiben (keine Serienbriefe) können an vordefinierten Positionen Anschriftdaten von Datenbankanwendungen übernommen werden.
6. Der Mindestabstand von Anschriftfeld und nachfolgender Bezugs- bzw. Betreffzeile (9 Zeilen Anschrift und zwei Leerzeilen) muss immer gewährleistet sein. Zwischen Anschrift und Ortsangabe darf maximal eine Leerzeile stehen.
7. In Abhängigkeit der Textlänge wird automatisch auf der ersten bis zur vorletzten Seite im Fußtext der Folgeseitenhinweis (...) ausgegeben. Der Hinweis unterbleibt auf der letzten Seite sowie bei einseitigen Texten.
8. Vollautomatische Seitennumerierung oben mittig ("- 2 -") bzw. "Seite 2 von 7"
9. Automatischer Wechsel des Seitenlayouts nach der ersten Seite von Briefkopflayout zu Folgeseitenlayout.
10. Textbausteine
11. Kürzelexpansion ("mfg")
12. Einbindung von Grafiken für den Briefkopf, Fußtext usw.
13. Damit der Text der neuen deutschen Rechtschreibung entspricht, sollte eine Rechtschreibkontrolle vorhanden sein, die die neuen Regeln berücksichtigt.

Ein Programm, das alle 13 Punkte erfüllt, sollte in der Lage sein, jedes Brief-Layoutproblem komfortabel lösen zu können.

4. DIN-Tauglichkeit von TOS-kompatiblen Programmen

Wie sieht die DIN-Tauglichkeit von Textverarbeitungsprogrammen für TOS-kompatible Computer aus? Einen Praxistest unterzogen sich 1st word plus Version 3.14, That's Write 4.12, Tempus Word pro 2.91 und Papyrus (Base) 8.11.

Alle Kandidaten kennen zumindest die Gliederung des Blattes in Kopf-, Text- und Fußbereich. Wenn sich Kopf- und Textbereich überlappen können, kann man den Briefkopf incl. Kommunikations- und Bezugszeile mit den Leitwörtern sowie einen nicht vom Benutzer zu editierenden Infoblock in den Kopfbereich legen. Der Textbereich beginnt dann mit der ersten Anschriftszeile. Nachteilig an dieser Lösung ist, dass ab der Seite 2 zwingend das Seitenlayout gewechselt werden muss und nur Papyrus im Schreibmodus den Kopftext anzeigt, d.h. bei den anderen Textverarbeitungsprogrammen sieht man beim Schreiben nicht den Briefkopf und die Leitwörter (wohl aber beim Preview). Wenn man für die erste Seite den Kopfbereich vollständig unterdrücken kann, bietet es sich an, den Briefkopf als normalen Text in einer Vorlagendatei zu speichern. Das Seitenlayout entspricht dem der Folgeseite. Der Cursor steht in der ersten Zeile des Anschriftsfeldes. Nachteil: Der Briefkopf liegt nicht in einem vor Veränderungen geschützten Bereich.

4.1 Papyrus Office 8

Dank der flexiblen Textrahmenverwaltung im Stammseitendialog können die Maßangaben der Tabelle 2 problemlos umgesetzt werden. Die Textverkettung kann aber nicht aufgehoben werden. Der Cursor wandert zwingend durch alle Textrahmen. Eingaben im ersten Textrahmen können sich auf alle nachfolgenden Textrahmen auswirken, d.h. ein RETURN kann u.U. alle nachfolgenden Texteingaben verschieben. Von dieser Verkettung ausgenommen sind nur die freien Textrahmen, die über das Objektmenü aufgerufen werden. Legt man den Rahmen auf der Stammseite an, können Texteingaben nur über die Stammseite erfolgen, d.h. man sollte in diesem Rahmen vom Benutzer nicht editierbare Textteile anlegen. Freie Textrahmen, die unmittelbar auf der betreffenden Vorlagen-Seite angelegt werden, werden per Mausklick aktiviert und können dann Benutzereingaben entgegennehmen.. Es bietet sich daher an, das Anschriftfeld und die Bezugszeile mit den variablen Eingaben als freier Textrahmen mit fester Größe auf der Seite anzuordnen, die Kommunikationszeile sowie die Leitwörter der Bezugszeile dagegen fest auf der Stammseite zu verankern.

Da Makros und Textbefehle fehlen, ist die Seitennumerierung nur teilweise automatisch möglich. Daher benötigt man zwingend ein Seiten-Layout für einen einseitigen (ohne 3 Punkte am Ende der ersten Seite) und einen mehrseitigen Brief, ein Layout für Folgeseiten (oben Seitenziffer, unten "...")sowie ein Seitenlayout für die letzte Seite (ohne "..."). Da der Wechsel des Seitenlayouts von Hand durchgeführt werden muss, sind unnötige Arbeitshemmnisse und Fehlbedienungen vorprogrammiert. Immerhin kann man ab Version 6 einer Stammseite ein Folgelayout zuordnen, d.h. dem Briefkopf-S.1-Layout wird das Folgeseitenlayout vorgegeben. Die Unterscheidung von einseitigen Briefen sowie mehrseitigen Briefen und bei diesen die Festlegung der letzten Seite ist weiterhin per Hand vorzunehmen. Papyrus benötigt aber immerhin keinen harten Seitenwechsel für die Layoutzuordnung.

Über das XACC- oder Clipboard-Protokoll können Einzeladressen ab der Cursorposition eingefügt werden. Um die richtige Adressen-Formatierung sowie um die anschließende Cursorpositionierung auf das nächste Eingabefeld kümmert sich (mangels Programmierbarkeit/Fernsteuerbarkeit) Papyrus aber nicht. Alternativ können Datenbank-Platzhalter verwendet werden. Eine Unterdrückung von Leerzeilen ist durch trickreiche Formelgestaltung (s. Beispieldatei) möglich.

Das neue DIN-Datumsformat bietet Papyrus an. Vorbildlich die Font- und Grafikeinbindung, die Textbausteinverwaltung und die Kürzelexpansion. Die Rechtschreibkontrolle kennt in abstufbarer Form die Regeln der neuen Rechtschreibung, allerdings nicht fehlerfrei.

Fazit: die Forderungen 1,2,4,5,6,8,9,10,11 bis 13 werden erfüllt. Die fehlende Programmierbarkeit von PAPYRUS bzw. eine von der Seitenzahl steuerbare Stammseitenverwaltung verhindert die uneingeschränkte Tauglichkeit für DIN-Briefe. Trotzdem reicht es zum Testsieg und zur Note gut.

4.2 That's Write 4.12 (Postscript)

That's Write verfügt über keine flexible Textrahmenverwaltung. Deshalb können z.B. neben dem Anschriftsfeld keine variablen Daten (Infoblock) problemlos plaziert werden. Als Notbehelf können unveränderliche Angaben (Kommunikationszeile) als IMG-Grafik auf der Seite verankert werden. Sofern die Vorlagendatei schon Leerzeilen für das Anschriftfeld vorsieht und man bei der Eingabe der Adresse statt der RETURN-Taste die Cursor-Down-Taste benutzt, könnte man den Infoblock durch einen TAB-Sprung vom Anschriftfeld halbwegs sicher abtrennen. Eine vernünftige Lösung ist aber nur mit Textrahmen möglich.

That's Write kann zwar Kopf- und Textbereich überlappen lassen, sodass man teilweise das Textrahmenkonzept simulieren könnte, aber im Gegensatz zur Bildschirmdarstellung (Preview) wird der Kopftext gemäß den Seitenlayoutvorgaben beim Ausdruck abgeschnitten! Hier wäre geduldiges Ausprobieren notwendig. Da der Kopftext nur beim Preview angezeigt wird, d.h. beim Schreiben des Briefes nicht sichtbar ist, empfiehlt es sich nicht, den Briefkopf in den Kopftext zu legen. Vielmehr sollte man sich eine Vorlagendatei mit Briefkopf anlegen und den Cursor in die erste Eingabezeile setzen. Der Briefkopf ist dann ein editierbarer Textbereich der ersten Seite. Da That's Write explizit für die erste/letzte Seite den Kopf-/Fußtext vollständig weglassen kann, kann man mit einem Layout für alle Seiten arbeiten. Durch das Ausblenden des Fußtextes auf der letzten Seite wird die Folgeseitenproblematik elegant gelöst. Der Kopftext wird ab der zweiten Seite ausgegeben und enthält die Textvariable "- Seite& -" bzw. "'Seite'+Seite&+' von '+Endseite&", d.h. beide Seitenzahlangaben sind möglich.

Im Fußnotentext wird zudem die Anweisung eingefügt, den Folgeseitenhinweis nur auszugeben, wenn die aktuelle Seitennummer kleiner als die der Endseitenzahl ist. Ein Layout für ein- sowie mehrseitige Briefe ist bei diesem Konzept im Gegensatz zu allen anderen getesteten Programmen nicht erforderlich. Fehlbedienungen sind daher auf ein Minimum reduziert.

TW-Anweisung Hinweis für Folgeseite, verankert in der Fußzeile:

   !wenn[!Seite<!Endseite] !dann[!Text:"..."]
   !sonst[!Text:""]

Mit der Kombination spezielles Absatzformat mit Textanweisungen sowie einem Anweisungs-/Makroaufruf lassen sich die Bezugszeile und der Infoblock halbautomatisch erzeugen. Das neue DIN-Datumsformat kann auf diese Weise von That's Write ebenfalls erzeugt werden:

TW-Anweisung für die Ausgabe des DIN-Datums (JJ-MM-TT):

   !Text:!ohne[8|!Datum[!jetzt]]&"-"&
   !nur[2|!ohne[3|!Datum[!jetzt]]]&"-"&
   !nur[2|!Datum[!jetzt]]

TW-Anweisung, den Anwender den Text für das Bezugsfeld Unsere Nachricht vom eingeben zu lassen:

   !Text:"" & !Eingabe["Unsere Nachricht v."]

Die leistungsfähige Makrosprache von That's Write kann in Verbindung mit der Adreßdatenbank That's Adress sogar mit viel Entwicklungsaufwand dazu genutzt werden, trotz der fehlenden Textrahmen einen komplexen DIN-Briefkopf vollautomatisch erzeugen zu lassen: Per Makro wird entweder eine Vorlagendatei geladen oder mit Hilfe von speziellen Absatzformaten der Briefkopf bis zur letzten Anschriftszeile aufgebaut. Der Cursor wird dann in die erste Anschriftszeile gesetzt und per Makro That's Adress aufgerufen. Der Benutzer wählt die gewünschte Adresse aus und sendet die Daten per XACC an That's Write. Nach dem Erhalt der Daten wird die Makrobearbeitung mittels CONTROL-ESC bzw. automatisch fortgesetzt. Per Makro wandert der Cursor an das Ende der ersten Anschriftszeile und löst einen TAB-Sprung aus, der zum Infoblock führt. Nunmehr wird Zeile für Zeile der Infoblock ausgefüllt. Danach springt der Cursor unterhalb des Anschriftsfeldes und erzeugt die Bezugszeile. Über dialoggesteuerte Textanweisungen wird der Benutzer aufgefordert, Eingaben für den Infoblock und/oder die Bezugszeile zu machen, die dann TAB-genau in den Text eingeführt werden. Am Ende des Makrolaufes steht der Cursor am Anfang der Betreff-Zeile, Fettdruck ist aktiviert.

Trotz des leistungsfähigen Makrorecorders für That's Write ist die Entwicklung des oben beschriebenen Makrosystems eine zeitintensive Knochenarbeit. Am Ende wird der Benutzer aber mit einer rationellen Lösung beglückt. Fast alle Teile des Briefkopfes sind aber gegen (unbeabsichtigte) Veränderungen nicht geschützt. Das Löschen eines TAB-Punktes kann große Auswirkungen haben. That's Write ist daher in dieser Betriebsart nur für Profis geeignet. Auf eine Rechtschreibkorrektur nach den neuen Regeln muss man verzichten.

Fazit: die Forderungen 4,5,7,8,11 und 12 werden erfüllt, 6 überwiegend, 10 rudimentär. Für Tüftler und Profis ab einem ATARI TT mit mindestens 8 MB RAM ist That's Write eine interessante Lösung, sofern man auf ein funktionierendes Tabellenmodul und auf eine Weiterentwicklung des Programmes verzichten kann.

Gesamtnote: 3

4.3 Tempus Word 2.91

Die mit vielen Zusatzfuktionen ausgestattete Textverarbeitung aus Eltville ist inzwischen in die Jahre gekommen und sollte bald renoviert werden. Ob die mehrfach angekündigte Version 4 jedoch in absehbarer Zeit tatsächlich die Marktreife erreichen wird, ist derzeit nicht abzusehen. Die getestete pro-Version bietet in vielen Bereichen beachtliche Funktionen, dennoch erweist sich der DIN-Brief als kaum überwindbare Hürde.

Das Textrahmenkonzept lässt nur Textrahmen gleicher Breite zu, die Höhe und Position der Text-Rahmen ist dagegen frei einstellbar. Für das Absender- und Anschriftfeld, den Infoblock und die Kommunikationszeile werden aber Rahmen benötigt, die kleiner sind als die Rahmenbreite für den Brieftext. Außerdem kann die Verkettung zwischen den Textrahmen nicht aufgehoben werden. Einem Textrahmen kann auch kein Absatzlayout fest zugeordnet werden. Das Textrahmenkonzept von Tempus Word ist daher für die DIN-Seitengestaltung kaum brauchbar. Daher bleibt als Ersatz nur der variable Kopfzeilenrahmen für die Briefkopfgestaltung übrig, in dem dann zugleich der eigentliche Briefkopf, die Absenderangabe und gegebenenfalls die Kommunikationszeile aufgenommen werden. Der Kopfrahmen überlappt dabei den Haupttextrahmen, damit die Anschrift links neben der Kommunikationszeile angeordnet werden kann. Soll dagegen seitlich der Infoblock angeordnet werden, so muss auch dieser im Haupttextrahmen stehen, damit der Anwender die Angaben einfach editieren kann. Die Adreßangaben können vom Infoblock nur per Tab-Stop getrennt werden. Durch Fehlbedienungen kann das Layout daher zerstört werden. Diese Gefahr kann man aber minimieren, indem man die Anschrift mittels Textvariablen aus der integrierten Datenbank erzeugt und so von Hand eingegebene Textteile in diesem Bereich weitgehend vermeidet. Über den Formularmodus können dialoggesteuert die Felder des Infoblocks bzw. der Bezugszeile ausgefüllt und zusammen mit einem DIN-konformen Datum (s. Druckvariablen) automatisch in den Text übernommen werden. Aber auch dann wird man immer mit Kompromissen leben müssen. Weiterer Schönheitsfehler von Tempus Word ist, dass die Zuordnung von verschiedenen Seitenlayouts innerhalb eines Textes einen festen Seitenumbruch erfordert und nicht abstrakt vorab definiert werden kann, dass ab Seite 2 ein anderes Layout eingesetzt werden soll. Hier kann man sich nur mit Hilfe eines Makros behelfen, das nach Abschluss der Texteingabe die Seitenformatierung aufruft, am Ende der ersten Seite einen harten Seitenwechsel erzeugt und dann für die Seite 2 ein anderes Seitenlayout aktiviert. Diese Vorgehensweise entspricht zwar der Philosophie von Tempus Word, erst wenn der Text wirklich steht, die Formatierung des Textes vorzunehmen, dennoch wäre es wünschenswert, wenn die Layoutzuordnung auch Folgelayouts ohne harten Seitenwechsel unterstützen würde. Als trickreiche Notlösung kann man auch mit nur einem Seitenlayout für alle Seiten auskommen, wenn man den Briefkopf nicht in den Kopftext legt, d.h. ungeschützt im allgemeinen Textrahmen plaziert. Die Kopfzeile wird für die Aufnahme der Seitennummer entsprechen positioniert. Auf der ersten Seite wird die Kopfzeile nicht ausgegeben. Der Briefkopfbereich wird daher nicht durch die Kopfzeile gestört, da die Kopfzeile leer ausgedruckt wird. Ab der zweiten Seite wird dann die Kopfzeile und damit die Seitennummer ausgegeben. Der Briefkopf erscheint hier nicht, da dieser nur als einfacher Text auf der ersten Seite plaziert wurde. Dieses Seitenlayout verwendet demnach nur einen Textrahmen sowie die Kopf- und Fußzeile.

Die unter dem Anschriftfeld angeordnete Bezugszeile mit den Leitwörtern kann natürlich als Textbaustein gespeichert und bei Bedarf per Tastaturkürzel oder makrogesteuert aufgerufen und plaziert werden. Ein versehentliches Editieren der Leitwortzeile kann hierbei aber nicht verhindert werden.

Das neue DIN-Datum kann mit Hilfe der Textvariablen selbst definiert werden. Auch die Seitennumerierung (beide Varianten) ist automatisch möglich. Der Hinweis auf die Folgeseite ("...") am unteren Blattrand sowie dessen Weglassung auf der letzten Seite kann wiederum nur mühsam nachträglich per Hand (Fußzeilenausgabe begrenzen bis auf vorletzte Seite) erzeugt werden.

Bezüglich der Verwendung von Textbausteinen, Kürzelexpansion sowie Grafikeinbindung gibt sich Tempus Word keine Blöße. Die neue deutsche Rechtschreibung steht nicht zur Verfügung.

Fazit: Die Forderungen 4, 5, 8, 10 bis 12 werden erfüllt, 7 teilweise. Der Bedienungskomfort ist sehr gering, der manuelle Aufwand sehr hoch, jedoch lassen sich viele Schritte per Makro automatisieren. Im Falle von Fehlbedienungen kann jedoch fast das gesamte Layout zerstört werden.

Gesamtnote: ausreichend (4+)

4.4 Tempus Word 4 Demonstrationsstudie

Kaum zu glauben, aber auch im Jahr 2000 gibt es ein Lebenszeichen von Tempus Word4, dem lange angekündigten und bisher nie in einer verkaufsfähigen Version verfügbaren Nachfolger von Tempus Word 2.9 aus fast schon vergessenen Tagen. Vielleicht gibt es ja doch noch das Wunder von CCD.

In der Layoutgestaltung wird Tempus Word mächtig aufholen, da sowohl Textspalten in variabler Breite erstmals möglich sein werden als auch eigenständige Textrahmen. Das Anschriftfeld sowie der Infoblock können daher fest und abgetrennt vom übrigen Text als Textrahmen exakt auf der Seite angeordnet werden. Bei der Zuordnung des Seitenlayouts (Seite 1 Briefkopflayout, Seite 2 bis vorletzte Seite: oben Seitenzahl und unten Folgezeichen "...", letzte Seite ohne Folgezeichen "...") wird es wohl einen Rückschritt geben. Bisher konnte man immerhin nach einem festen Seitenwechsel ein anderes Seitenlayout den Folgeseiten zuweisen.

Zukünftig sollen Kopf- und Fußzeilen vom Absatzlayout abhängen. Damit wird zwar in gewissen Fällen das Layoutkonzept flexibler, aber wenn das Seitenlayout wie hier von der konkreten Seitenposition abhängt, ist dies keine Lösung, denn die Absatzformate sollen natürlich auf allen Seiten des Briefes gleich sein. Es bleibt aber abzuwarten, ob nicht vielleicht auch in diesem Bereich vielleicht noch eine Verbesserung möglich sein wird. Die aktuelle Demo ermöglicht schon die Festlegung und Speicherung des DIN-Geschäftsbriefes.

Verbessert werden sollte auch die Möglichkeit, nicht nur Serienbriefe, sondern auch für einen einzelnen Brief eine Anschrift aus der Datenbank in den Geschäftsbrief einfach direkt (!) übernehmen zu können.

Für ein abschließendes Urteil ist es leider noch zu früh, sodass eine Bewertung nicht vorgenommen wird.

4.5 Signum 4

Was waren das noch Zeiten, als man mit Signum-Ausdrucken Bewunderung in der ganzen Computerwelt erregen konnte. Signum ist auch heute keine "normale" Textverarbeitung, hat aber im Laufe der Zeit viele Elemente eines Textverarbeitungsprogramms heutigen Zuschnittes übernommen. Dank einer sehr flexiblen Spaltenverarbeitung incl. Steuerung der Textflussverkettung kann man ein ansprechendes Layout entwickeln. Dennoch scheitert auch Signum an der gestellten Aufgabe. Die Spalten können nicht durch die numerische Eingabe relativ zur Blattkante definiert werden. Immerhin werden zwei Lineale angezeigt, sodass eine annähernd genaue Festlegung mit der Maus möglich ist. Die Probleme beginnen aber mit der Gestaltung der Fußzeile. Ein Brief, in der Sprache von Signum ein Kapitel, enthält grundsätzlich nur die Definition einer Fußzeile (getrennt für linke und rechte Seiten). Man kann daher auf der letzten Seite eines mehrzeiligen Briefes nicht einfach die Fußzeile ändern, d.h. das Folgeseitenzeichen "..." entfernen. Zusätzliche Fußzeilen setzen zwingend den Einsatz eines lokalen Lineals auf der letzten Seite voraus, obwohl ansonsten der Text auf der letzten Seite kein anderes Layout aufweisen soll. Eine automatische Zuweisung in Abhängigkeit von der Seitenzahl ist leider nicht möglich.. Ähnlich wie bei Tempus Word ist daher Handarbeit erforderlich, um das richtige Seitenlayout den jeweiligen Seiten zuordnen zu können. Fehlerträchtig ist zudem, dass man nicht im Seitenlayoutmodus Daten eingeben kann und die Zuordnung zu den einzelnen Spalten über (feste) Spaltenmarken realisiert wurde, d.h. das Layout kann durch das versehentliche Löschen einer Spaltenmarke zerstört werden, die Zuordnung der Textteile im Eingabemodus zu den betreffenden Spalten ist nicht einfach erkennbar. Ist der Text (versehentlich) zu lang für die betreffende Spalte, so durchbricht ungefragt der Text den Spaltenrahmen und zerstört damit das Layoutkonzept.

Das neue DIN-Datum habe ich nicht gefunden. Signum hat zwar eine Datenbankschnittstelle, aber die Daten werden erst im Druckzyklus in den Serienbrief eingesetzt, d. h. man sieht bei diesem Konzept den fertigen Brief mit der eingesetzten Anschrift eigentlich nicht vor dem Ausdruck bzw. nur mit besonderem manuellem Aufwand. Somit muss man auf externe Mittel incl. dem Clipboard greifen, um sofort einen Anschriftdatensatz einfügen zu können.

In den Bereichen Font- und Grafikeinbindung, Textgestaltung und Textumbruch einschließlich der Gestaltung komplexer Formeln bis hin zu arabischen Texten kann Signum glänzen. Dies kann aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die eigentliche DIN-Briefgestaltung nicht leicht umgesetzt werden kann. Auch das Handbuch zu SIGNUM Version 3.5 ist keine Hilfe, denn das Makro für Briefe (Seite 236) ist wohl keine echte Hilfe.

Fazit: Die Forderungen 8, 10 bis 13 werden erfüllt, 1 und 2 teilweise. Der Bedienungskomfort ist teilweise gering, der manuelle Aufwand somit hoch. Im Falle von Fehlbedienungen kann fast das gesamte Layout zerstört werden.

Gesamtnote: ausreichend (4)

4.6 1st word plus Version 3.14

Der Klassiker vergangener Tage in der Version vor der Übernahme durch no|Software ist auch heute noch ein einfach zu bedienendes und genügsames Programm. Von den Gestaltungsmöglichkeiten bildet es aber klar das Schlusslicht. Vektorfonts, variable Textrahmen, vielfältige Absatzformate, Makros und Textvariablen sind nicht vorhanden. Allein mit (Download)-Druckerschriften kann die drucktechnische Gestaltung unter Verzicht auf WYSIWYG aufgelockert werden. Weil ein automatischer Wechsel des Seitenlayouts nicht möglich ist, die Kopfzeile nur aus einer Textzeile bestehen kann, muss der Briefkopf zwingend in eine Vorlagendatei als Text/Grafik integriert werden. Rechts neben dem Anschriftsfeld können nur vom Benutzer nachträglich Daten (Infoblock, Kommunikationszeile) eingegeben werden; als Notbehelf kann man unveränderliche Teile aber als IMG-Grafik rechts neben der Anschrift fest anordnen. Die Bezugszeile kann als vorformatierter Textbaustein eingebunden werden. Mit speziellen Zusatzprogrammen wie z.B. 1st Adress kann eine Einzelne Adresse in 1st word eingebunden werden. Eine allgemeine Datenbankschnittstelle mit Ausnahme des Serienbriefmoduls ist nicht vorhanden.

Die klassische Seitennumerierung ("- 2 -") ist automatisch möglich, nicht aber die Variante Seite 2 von 8 sowie der Hinweis auf die Folgeseite ("..."). Da ein Wechsel des Seitenlayouts innerhalb eines Dokuments nicht frei möglich ist, kann der Folgeseitenhinweis nicht in den Fußtext integriert werden. Er muss von Hand in den Haupttext (!) am Seitenende eingeschoben werden, wenn sämtliche Formatierungsarbeiten abgeschlossen wurden.

Fazit: Die Forderungen 10 und 12 werden erfüllt, 5 teilweise. Ein der DIN-Norm entsprechender Geschäftsbrief kann nur mit viel Handarbeit erzeugt werden. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind stark eingeschränkt.

Gesamtnote: 5

4.7 Ergebnis

Im Auslieferungszustand liefert kein getestetes Programm auf Knopfdruck einen DIN-gemäßen Brief. Kopfzerbrechen bereitet die korrekte Verwendung des Folgeseitenhinweises ("...") selbst dann, wenn man den Hinweis in die Fußzeile integriert und nicht von der letzten Textzeile auf der betreffenden Seite abhängig macht. Auch der Wechsel vom komplexen Layout der ersten Briefseite zu dem relativ schlichten Layout der Folgeseiten ist nicht einfach. Zumindest mit Handarbeit schafft man es aber mit jedem Programm, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Ein Textverarbeitungsprogramm sollte allerdings dem Anwender Routineaufgaben abnehmen und rationell und sicher zum gewünschten Ergebnis führen. Vom Optimum sind alle getesteten Programme unterschiedlich weit entfernt. PAPYRUS als derzeit einziges kaufbares Programm, das ständig in kurzen Intervallen weiterentwickelt wird, bietet für die hier gestellte Aufgabe die beste Arbeitsumgebung. Für Tüftler kommen auch That`s Write und Tempus Word in Frage. Vielleicht bringt Tempus Word 4 frischen Wind in die Atari-Szene und kann sich zukünftig einen Spitzenplatz erobern. Für echte SIGNUM-Fans gibt es kein Unmöglich und somit ist mit Handarbeit auch diese Aufgabe lösbar. Klar abgeschlagen kann 1st word plus nur staunen, was alles TOS-Programmierer aus der kleinen Kiste herausgeholt haben.

Für die Zukunft plane ich, den Vergleichstest mit Low-cost-Programmen für Windows (also ohne Winword) und Linux zu wiederholen, denn wie gut man es zu Hause hat, erkennt man erst, wenn man mal in der Fremde war.

Weiterführende Hinweise zur DIN 5008 und andere DIN-Normen für die Gestaltung von Geschäftsbriefen kann man zum Beispiel im Duden Die deutsche Rechtschreibung (s. Richtlinien für den Schriftsatz und Hinweise für das Maschinenschreiben) finden sowie natürlich in den DIN-Normen selbst (s. Angebot des Beuth-Verlages). Für Sekretärinnen gibt es zudem eine Vielzahl von Fachliteratur zur richtigen Gestaltung von Geschäftsbriefen mit Hilfe des Computers.

Jens Bender

Kontakt: Jens Bender sowie über http://www.Jens-Bender.de/.