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22.05.2000

papyrus als Tabellenkalkulation

Tabellenkalkulation - Ist es eine?

Von Thomas Burow

R.O.M. logicware[1] hat papyrus zum Officepaket geschnürt. Neben der Textverarbeitung ist eine Datenbank enthalten, ein Formeleditor liegt als externes Programm bei. Die im Word-Teil integrierte Tabellenfunktion wird nun als Tabellenkalkulation angepriesen.

Ob man sie als vollwertige Tabellenkalkulation bezeichnen kann und wie man mit diesem Programmteil von papyrus arbeitet, soll in diesem Artikel anhand der Version 8.14 geklärt werden.

Anlegen einer Tabelle

Zum Anlegen einer Tabelle muss man zunächst ein Textfenster öffnen, da die Tabellenkalkulation im WORD-Teil integriert ist. Hier zeigt sich auch gleich der eigentliche Nachteil, denn man hat in papyrus kein gewöhnliches Rechenblatt wie in anderen Tabellenkalkulationen vor sich.

Das eigentliche Erstellen der Tabelle geschieht im Dialog Tabelle, den man über das entsprechende Menü (Grafik-Tabelle...) oder über das kleine Icon in der Symbolleiste erreicht.

(Bild 1: Mit dem zweiten Icon von rechts legt man eine Tabelle an)

Hier kann man alle notwendigen Einstellungen vornehmen:

(Bild 2: Der Dialog Tabelle dient zum Anlegen und Verändern einer Tabelle)

Dazu gehören die Anzahl der Spalten und Zeilen, die Art der Umrandung und die Ausrichtung im Textfenster.

Praktisch ist die Funktion, die es ermöglicht, eine Tab-Liste in eine Tabelle zu wandeln und umgekehrt.

Sind alle Einstellungen getroffen und wurde der Dialog bestätigt, erscheint die Tabelle im Textfenster.

Eine leere Tabelle reicht nicht

Um die einzelnen Tabellenfelder zu füllen, setzt man einfach den Cursor in das entsprechende Feld und beginnt mit dem Schreiben. Hier kann man auf alle Features von papyrus Word zugreifen, denn jedes Tabellenfeld verhält sich wie ein Textrahmen. So kann man verschiedene Schriftarten, Schriftattribute, Farben usw. verwenden. Auch die vorhandenen Absatz- und Stilformate können ganz normal verwendet werden. Natürlich ist auch der Einsatz der komfortablen Blockfunktionen möglich.

Gestaltung von Tabellen

Die Gestaltungsmöglichkeiten der Tabellen ist die große Stärke von papyrus.

Das Aussehen der Tabellenfelder kann durch verschiedene Faktoren bestimmt werden.

Felder und ihre Eigenarten

Im Dialog Tabellenfeld (Menü: Grafik-Tabellenfeld...) kann man einige Einstellungen zum Aussehen der Felder vornehmen.

(Bild 3: Feldeigenschaften lassen sich hier komfortabel bestimmen)

Die Feldbreite kann absolut in Millimetern oder relativ in Prozent angegeben werden. Eine Mindesthöhe für ein Feld ist definierbar und die Einstellung, wie der Inhalt ausgerichtet werden soll. Desweiteren kann eingestellt werden, wieviel Platz zwischen Text und Umrandung bleiben soll. Die Einstellung ist getrennt für linken/rechten und oberen/unteren Rand möglich.

Zahlen schick gemacht

Das Aussehen der Feldinhalte wird im Dialog Darstellung festgelegt. Diesen Dialog erreicht man, wie alle anderen Tabellen-Dialoge, über den Menüpunkt Grafik oder, alternativ und schneller, über das Kontextmenü.

(Bild 4: Das Aussehen von Zahlen kann vielfältig beeinflusst werden)

Im Dialog kann zunächst über ein Popup eine Auswahl von verschiedenen Datentypen getroffen werden. Der Datentyp Text ist dann wichtig, wenn man eine Zahl in der Tabelle benutzen will, die nicht in Berechnungen mit einfließt. Ansonsten wird der Anwender in diesem Dialog wohl eher die Darstellung von zu berechnenden Zahlen festlegen.

(Bild 5: Das Popup im Dialog Darstellung ermöglicht eine Vorauswahl)

Für Zahlen gibt es im Popup einige Vorbelegungen. Hat man eine Vorauswahl getroffen, muss man nur noch seine Feineinstellungen vornehmen. Dazu gehören die Anzahl der Nachkommastellen und die Frage, ob diese aufgefüllt werden sollen, welche Trennzeichen benutzt werden und ob es einen Text gibt, der vor bzw. hinter der Zahl erscheinen soll. Auch die Eigenschaften von Zahlen im negativen Bereich können eingestellt werden. Negative Zahlen können auch sofort farblich hervorgehoben werden. Leider ist man hier auf Rot festgelegt und kann die Farbe nicht selbst wählen. Zusätzlich hält dieser Dialog noch ein paar Feinheiten bereit, die eventuell beim Benutzen der Tabellenkalkulation wichtig sein können. So ist es z.B. möglich, mit der genauen Zahl weiterzurechnen, auch wenn der Betrag zuvor kaufmännisch gerundet wurde.

Die Entscheidung: schwarzweiß oder bunt

Wer Schwarz auf Weiß zu langweilig findet, der kommt um den Dialog Farbe (Menü: Grafik-Objektattribute-Farbe) nicht herum.

(Bild 6: Hier wird es bunt)

Hier kann man den einzelnen Elementen (Linien, Hintergrund, Text) eine Farbe zuordnen. Wie das geht, sollte jedem klar sein, aber man sollte darauf achten, dass zunächst ein Kreuz in der entsprechenden Checkbox steht, bevor man den Dialog bestätigt, denn sonst kann es zu ungewollten Effekten kommen (z.B. schwarze Schrift auf schwarzen Hintergrund).

Immer diese Leere

Auch Füllmuster finden in papyrus ihre Verwendung. Diese können im gleichnamigen Dialog eingestellt werden.

(Bild 7: Die Einstellung von Füllmustern)

Für eine klare Linie

Auch für die Tabellenlinien gibt es einen Einstellungs-Dialog.

(Bild 8: Die Darstellung der Linien lässt sich vielseitig einstellen)

Am besten geht man zunächst in den Objektmodus (der Pfeil in der Iconleiste oder Menü: Grafik-Objekt Modus oder ESC-Taste betätigen) und selektiert alle Linien (Mehrfachselektion mit Shift), die verändert werden sollen. Dann öffnet man den Dialog Linienstil und nimmt die gewünschten Einstellungen vor.

Die Farbe der Linien stellt man, wie schon zuvor erläutert, im Dialog Farbe ein.

Das Besondere bei papyrus ist, dass man auch die Minilinien zwischen einzelnen Feldern verändern kann.

(Bild 9: Selbst kleine Minilinien lassen sich individuell darstellen)

Dazu muss man nur die Taste Control beim Selektieren gedrückt halten.

Immer diese Nacharbeit

Wer beim Erstellen der Tabelle nicht die günstigste Wahl getroffen hat und zu wenig oder zu viel Spalten oder Zeilen angelegt hat, der muss sich darüber keine Gedanken machen, denn alles lässt sich auch später noch ändern. Im Dialog Tabelle muss man nur die Anzahl der Spalten bzw. Zeilen korrigieren.

Noch besser und auch einfacher ist hier die Verwendung des Kontextmenüs, mit dessen Hilfe man schnell Zeilen oder Spalten einfügen kann.

(Bild 10: Zeilen und Spalten lassen sich einfach über das Kontextmenü hinzufügen)

Natürlich lassen sich Spalten und Zeilen nicht nur hinzufügen. Nein, auch Voreilige, die ihre Tabelle zu groß angelegt haben, werden nicht im Stich gelassen .Zum Löschen von Zeilen und Spalten bewährt sich das Kontextmenü ebenfalls bestens.

Bei Tabellen kein Problem: Vereinigungen

Außerdem kann man Felder vereinen oder diese Vereinigung wieder auflösen.

(Bild 11: Das Feld in der ersten Spalte ist aus zwei Feldern vereint worden)

Dazu dienen zwei Buttons im Dialog Tabellenfeld. Natürlich ist auch diese Funktion über das Kontextmenü zu erreichen.

Und doch dreht sie sich

Felder können in papyrus auch gedreht werden.

(Bild 12: Eine Tabelle mit gedrehten Feldern)

Im Kontextmenü muss zunächst Lage gewählt werden.

(Bild 13: Das Kontextmenü ermöglicht das schnelle und komfortable Drehen von Feldern)

Dann kann man direkt mit einem Klick auf eine Gradzahl das Feld drehen.

Rechenfelder

Selbstverständlich können auch Rechenfelder definiert werden. Dazu öffnet man denn Dialog Rechenfeld, am besten im Kontextmenü nach Rechtsklick in das entsprechende Tabellenfeld.

(Bild 14: Im Dialog Rechenfeld trägt man mathematische Formeln für die Berechnung ein)

Hier hat man ein Eingabefeld, in das man mathematische Formel eintragen kann. Aus dem darunter stehenden Popup lassen sich komfortabel vorhandene Funktionen auswählen.

(Bild 15: Funktionen kann man komfortabel aus dem Popup wählen.)

Über eine Checkbox entscheidet der Anwender, ob die Berechnung ständig automatisch geschehen soll. Alternativ dazu kann man über den Button berechnen jederzeit das Feld neu berechnen lassen. Wurde die Eingabe durch OK oder Setzen bestätigt, erkennt man das Rechenfeld an dem kleinen Winkel, der in der linken oberen Ecke des Tabellenfeldes erscheint. Leider muss man immer den Dialog öffnen, um den Inhalt eines Rechenfeldes (die Formel) zu sehen.

Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht

Eine Rechenformel lässt sich auch gleich für mehrere Felder gleichzeitig eingeben. Dazu markiert man alle Felder, die die Formel erhalten sollen und gibt im Dialog Rechenfeld des linken oberen Feldes die gewünschte Formel ein. Nach der Bestätigung des Dialogs wird die Formel gleich mit relativem Versatz in alle markierten Felder übernommen.

Funktionen

papyrus bietet etliche Funktionen aus verschiedenen mathematischen Bereichen, die in den Formeln verwendet werden können. So stehen neben den Grundrechenarten Funktionen für Potenzen, Statistik, Wahrscheinlichkeitsrechnung und Trigonometrie zur Verfügung. Man kann Teilwerte und Eigenschaften von Zahlen benutzen, besondere Zahlenwerte (z. B. Pi) verwenden, sowie mit Zeit und Datum rechnen. Auch bedingte Berechnungen sind möglich. Natürlich kann man auch andere Felder und ihre Inhalte in den Formeln ansprechen.

Bei dieser Vielfalt an Funktionen wird den wenigsten Anwendern etwas fehlen. Nur speziellere Funktionen wie etwa Bitmanipulation oder besondere finanzmathematische Funktionen muss man noch vermissen.

Referenzen

Für das Benutzen von Feldreferenzen werden in papyrus die Spalten und Zeilen, genau wie in anderen Tabellenkalkulationen, mit Buchstaben bzw. Zahlen definiert.

Relativitäten

Die Spalten werden mit Buchstaben, angefangen mit A, gekennzeichnet. Die Zeilen werden nummeriert und beginnen mit der 1. Somit ist A1 das erste Feld und z. B. C5 das Feld in der dritten Spalte und fünften Zeile. Diese Bezeichnungen können in den Funktionen benutzt werden und stellen generell eine relative Referenz dar.

Relative Referenz bedeutet, dass sich die Formel der Umgebung anpaßt. Hat man z.B. im Feld C1 folgende Formel eingestellt: C1=A1+B1 und verschiebt die Formel nach C2 wird daraus: C2=A2+B2.

Ein Problem ist, dass die Bezeichnungen der Spalten und Zeilen nicht am Tabellenrand zu sehen sind. Besonders bei größeren Tabellen und bei Berechnungen, die mehrere Felder einbeziehen, ist es oft mühsam, die richtigen Felder zu finden. Feststellen kann man die Bezeichnung entweder durch einfaches Durchzählen oder indem man das jeweilige Feld mit der rechten Maustaste anklickt. Das sich dann öffnende Kontextmenü verrät auch den Feldnamen.

Absolutismus

Das Gegenstück zur relativen Referenz ist die absolute Referenz.

Absolute Referenzen, also der Bezug auf immer das gleiche Feld, egal wohin eine Formel kopiert wird, erhält man in papyrus durch die sogenannten Label. Ein Label wird dem Feld im Dialog Tabellenfeld oder im Dialog Rechenfeld zugewiesen.

(Bild 16: Der Tabellenfelddialog mit einem definierten Label)

Im Rechenfelddialog kann man nun über diesen Namen auf das Feld zugreifen. Dazu muss man den Namen in eckigen Klammern angeben.

(Bild 17: Der Rechenfelddialog mit einer Formel, die Bezug auf ein Label-Feld nimmt)

Doch das ist nicht alles, denn man kann über die Label auch auf Tabellenfelder zugreifen, die sich in anderen Dokumenten befinden. Das geht, indem man den Pfad und den Label-Namen getrennt von einem Doppelkreuz in eckigen Klammern angibt. (z.B. (C:\Tabellen\Meine_Tabelle.PAP#EinLabel)) Dabei kann der Pfad auch relativ angegeben werden.

Im-und Export

Die größten Schwächen der papyrus-Tabellenkalkulation sind der Import und der Export.

Raus...

Leider kann man eine Tabelle nicht direkt in ein Format einer anderen Tabellenkalkulation wandeln.

Als Exportmöglichkeiten stehen neben ASCII nur HTML und MS WORD zur Verfügung.

ASCII fällt für eine kalkulierte Tabelle wohl in den meisten Fällen , da hier alle Rechenfelder verloren gehen.

Das trifft auch für den HTML-Export zu. Ihn kann man aber verwenden, um eine Tabelle, die in papyrus gepflegt wird, schnell in HTML umzusetzen, damit sie z.B. im Internet veröffentlicht werden kann.

Beim HTML-Export leistet papyrus gute Arbeit und erzeugt einen sauberen Code, der wohl nur wenig Änderungen bedarf. Hierbei ist noch eine Einstellung im Dialog HTML-Einstellungen von Bedeutung.

(Bild 18: Dieser Dialog entscheidet beim HTML-Export über den Export der Spaltenbreiten)

Den Dialog erreicht man im Menü Grafik unter dem Punkt HTML-Tabellen.... Hier entscheidet der Benutzer in einem Popup, wie mit den Spaltenbreiten beim Export verfahren werden soll.

Beim WORD-Export erhält man ein Dokument, dass in MS-WORD die Tabelle so darstellt wie gewollt, aber leider verliert man auch hier die Rechenfelder.

Rein...

Für den Import gilt das Gleiche wie für den Export. Es wird kein Format einer anderen Tabellenkalkulation unterstützt und so wird man nicht um eine Nacharbeit herum kommen. Zumindest die Rechenfelder muss man immer neu anlegen.

Fazit

Ob man die Tabellenfunktion von papyrus WORD als Tabellenkalkulation bezeichnen kann, wird jeder Anwender an seinen Bedürfnissen messen müssen. Vor allem die ungewohnte Arbeitsumgebung kann viele zunächst abschrecken.

Das Erstellen und Verwalten großer Kalkulationen mit mehreren hundert Zellen und etlichen Rechenfeldern wird mit papyrus auch schnell kompliziert und unübersichtlich. Hier fehlt vor allem die Bezeichnung der Spalten und Zeilen und die Möglichkeit, bestimmte Felder direkt anzuspringen.

Fest steht aber, dass papyrus alles mitbringt, was für eine Tabellenkalkulation notwendig ist. Das zählt gleichermaßen für den funktionellen als auch den gestalterischen Teil.

Zwar könnte es den einen oder anderen geben, der Einzelne Funktionen vermisst, aber die grundlegenden Rechenarten werden unterstützt und so sollte der Großteil der Benutzer damit ausreichend versorgt sein.

Die gestalterischen Möglichkeiten von papyrus kann man als einmalig bezeichnen. Vor allem das Einbinden einer kalkulierten und somit immer aktuellen Tabelle in ganz normalen Fließtext sucht seines gleichen. Auch die Möglichkeit, eine Tabelle von Fließtext wie ein Bild umfließen zu lassen, ist sehr praktisch.

Das größte Defizit ist der Import und der Export. Hier muss papyrus noch nachholen und das ein oder andere Tabellenkalkulations-Format unterstützen.

Auch wird eine Diagrammfunktion vermisst, die das einfache Erstellen verschiedener Diagrammarten auf Basis einer papyrus-Tabelle ermöglicht.

Abschließend lässt sich feststellen, dass man den papyrus-Tabellenteil als Tabellenkalkulation bezeichnen kann. Ob man papyrus auch für diese Zwecke einsetzen will, bleibt aber wohl Geschmackssache.